Regulamin

REGULAMIN KORZYSTANIA Z PORTALU FAKTUGO.PL

Wersja: 1.0.
Data obowiązywania: 01.09.2026

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin („Regulamin”) określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym korzystania z portalu internetowego FaktuGo.pl oraz aplikacji dostępnej pod adresem https://app.faktugo.pl/ („Portal”).
2. Operatorem Portalu i usługodawcą w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną jest ISIMO LABS sp. z o.o., z siedzibą w ul. Poznańska 28 lok. 3A, 85-129 Bydgoszcz, wpisana do rejestru prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Bydgoszczy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0001263641 NIP: 953-282-11-85, REGON: 545599414:adres e-mail: kontakt@isimo.pl („Operator”).
3. Portal jest narzędziem informatycznym typu SaaS, wspierającym współpracę Organizacji z jej Klientami Organizacji, w szczególności przekazywanie dokumentów, komunikację, obsługę dokumentów księgowych i podatkowych oraz przekazywanie informacji rozliczeniowych.
4. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed rozpoczęciem korzystania z Portalu w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtworzenie, zapisanie i wydrukowanie.
5. Umowa o korzystanie z Portalu pomiędzy Operatorem a Organizacją jest zawierana na zasadach określonych w odrębnej umowie, zamówieniu lub zaakceptowanych warunkach handlowych („Umowa z Organizacją”). Niniejszy Regulamin stanowi integralną część tej umowy, chyba że Umowa z Organizacją wyraźnie stanowi inaczej.
6. Dostęp Klienta Organizacji do Portalu jest udostępniany przez Organizację w ramach jej relacji z tym Klientem Organizacji. Operator nie jest stroną umowy o świadczenie usług księgowych, podatkowych, prawnych ani innych usług profesjonalnych zawartej między Organizacją a Klientem Organizacji.
7. Rozpoczęcie korzystania z Portalu przez Użytkownika wymaga akceptacji Regulaminu. Akceptacja następuje w szczególności przez zaznaczenie odpowiedniego pola w Portalu lub, gdy funkcjonalność tego wymaga, przez aktywację Konta i pierwsze logowanie po udostępnieniu Regulaminu.

§ 2. Definicje

1. Administrator Organizacji – Użytkownik upoważniony przez Organizację do zarządzania Kontami, rolami, uprawnieniami lub konfiguracją Organizacji w Portalu.
2. Dane Organizacji – dane, Dokumenty, wiadomości, informacje oraz inne materiały wprowadzone do Portalu przez Organizację, jej Użytkowników lub Klientów Organizacji w związku z korzystaniem z Portalu przez Organizację.
3. Dokument – faktura, dokument pobrany z KSeF, plik, załącznik, opis, wiadomość, informacja lub inny materiał wprowadzony, wygenerowany, przesłany albo przechowywany w Portalu.
4. Konto – indywidualny zbiór zasobów i uprawnień w Portalu przypisany do Użytkownika, chroniony danymi uwierzytelniającymi.
5. Klient Organizacji – osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna, na rzecz której Organizacja świadczy usługi i której Organizacja udostępniła Konto w Portalu.
6. KSeF – Krajowy System e-Faktur prowadzony przez właściwe organy administracji publicznej.
7. Organizacja – przedsiębiorca, w szczególności biuro rachunkowe, kancelaria podatkowa lub inny podmiot świadczący usługi księgowe, podatkowe lub pokrewne, który korzysta z Portalu na podstawie Umowy z Organizacją.
8. OCR – funkcjonalność automatycznego rozpoznawania, odczytywania, klasyfikowania lub wyodrębniania danych z Dokumentów.
9. Użytkownik – osoba fizyczna korzystająca z Portalu we własnym imieniu albo w imieniu lub na rzecz Organizacji lub Klienta Organizacji, w tym Administrator Organizacji, pracownik lub współpracownik Organizacji oraz osoba działająca po stronie Klienta Organizacji.

§ 3. Usługi i zasady działania Portalu

1. W zakresie wynikającym z dostępnych funkcjonalności, wybranego pakietu oraz Umowy z Organizacją Portal umożliwia w szczególności:
   1. tworzenie Kont dla Organizacji oraz jej Użytkowników;
   2. utworzenie przez Organizację Konta dla Klienta Organizacji oraz przesłanie na wskazany adres e-mail indywidualnego linku zapraszającego;
   3. aktywację Konta przez Klienta Organizacji przez skorzystanie z linku zapraszającego, ustalenie hasła i pierwsze logowanie;
   4. przekazywanie, przechowywanie, przeglądanie, opisywanie, kategoryzowanie i pobieranie Dokumentów;
   5. komunikację pomiędzy Organizacją a Klientem Organizacji;
   6. pobieranie, prezentowanie i techniczne przetwarzanie Dokumentów oraz danych z KSeF, jeżeli funkcjonalność ta została udostępniona;
   7. przekazywanie przez Klienta Organizacji Dokumentów do Organizacji oraz oznaczanie gotowości miesiąca rozliczeniowego do obsługi przez Organizację;
   8. przekazywanie przez Organizację Klientowi Organizacji informacji o rozliczeniach, w tym o podatkach, składkach lub kwotach wskazanych przez Organizację jako należne do zapłaty;
   9. rejestrowanie historii zdarzeń i operacji w Portalu.
2. Oznaczenie miesiąca rozliczeniowego jako zamkniętego lub gotowego do rozliczenia jest komunikatem Klienta Organizacji skierowanym do Organizacji. Nie stanowi ono potwierdzenia kompletności Dokumentów, sporządzenia rozliczenia, złożenia deklaracji, dokonania płatności ani przyjęcia przez Organizację odpowiedzialności za terminowość rozliczenia.
3. Informacje o podatkach, składkach, kwotach do zapłaty, terminach lub rozliczeniach są wprowadzane do Portalu przez Organizację albo generowane na podstawie danych i ustawień Organizacji. Użytkownik powinien zweryfikować ich treść oraz terminowo dokonać wymaganych płatności. Portal nie realizuje płatności publicznoprawnych ani nie zastępuje potwierdzenia złożenia deklaracji lub dokonania płatności.
4. Operator może rozwijać, zmieniać, wycofywać lub wprowadzać funkcjonalności Portalu, o ile nie narusza to istotnie uzgodnionego zakresu Umowy z Organizacją. Zakres funkcjonalności może różnić się zależnie od pakietu, roli, konfiguracji i uprawnień Użytkownika.
5. Portal nie jest systemem administracji publicznej, nie stanowi części KSeF i – o ile wyraźnie nie uzgodniono inaczej na piśmie – Operator nie świadczy za pośrednictwem Portalu usług księgowych, doradztwa podatkowego, prawnego ani usług reprezentacji przed organami.

§ 4. Konto, zaproszenia i uprawnienia

1. Organizacja odpowiada za to, aby utworzenie Konta dla Klienta Organizacji, wskazanie jego danych kontaktowych oraz udostępnienie mu dostępu do Danych Organizacji było zgodne z prawem, Umową z Organizacją oraz uzgodnieniami z Klientem Organizacji.
2. Link zapraszający ma charakter jednorazowy, jest przeznaczony wyłącznie dla osoby, do której został skierowany, i może wygasnąć po okresie wskazanym w Portalu. Organizacja powinna niezwłocznie anulować zaproszenie wysłane omyłkowo lub do osoby nieuprawnionej.
3. Organizacja zapewnia, że osoby działające w jej imieniu, w tym Administratorzy Organizacji, są należycie upoważnione do tworzenia Kont, zarządzania dostępem i wykonywania czynności w Portalu.
4. Konto ma charakter indywidualny. Użytkownik nie może udostępniać hasła, linku aktywacyjnego ani innych danych dostępowych osobom trzecim. Użytkownik odpowiada za utrzymanie poufności danych logowania.
5. W razie podejrzenia przejęcia Konta, nieuprawnionego użycia linku aktywacyjnego lub ujawnienia hasła Użytkownik niezwłocznie zmieni hasło, zakończy aktywne sesje, gdy Portal udostępnia taką funkcję, oraz powiadomi Organizację albo Operatora pod adresem kontakt@isimo.pl
6. Dostęp Użytkownika do danych i funkcjonalności zależy od roli i uprawnień nadanych przez Operatora lub Organizację. Administrator Organizacji jest odpowiedzialny za prawidłowe, aktualne i zgodne z zasadą minimalnych uprawnień nadawanie, zmianę i odbieranie uprawnień.
7. Organizacja niezwłocznie odbierze dostęp osobie, która utraciła upoważnienie do działania w jej imieniu lub w imieniu Klienta Organizacji.

§ 5. KSeF i usługi zewnętrzne

1. Korzystanie z funkcjonalności związanych z KSeF wymaga posiadania przez właściwy podmiot wszystkich uprawnień, pełnomocnictw, tokenów, certyfikatów lub innych metod uwierzytelnienia wymaganych przez KSeF i przepisy prawa.
2. Organizacja odpowiada za legalne pozyskanie, konfigurację, używanie, zmianę i odwołanie danych autoryzacyjnych używanych do integracji z KSeF oraz za zakres danych pobieranych z KSeF. Organizacja nie może udostępniać w Portalu danych autoryzacyjnych, do których użycia nie jest uprawniona.
3. Jeżeli Organizacja korzysta z KSeF w imieniu Klienta Organizacji, Organizacja zapewnia istnienie i aktualność umocowania wymaganego dla tych czynności. Operator nie weryfikuje merytorycznie zakresu tego umocowania, chyba że wyraźnie uzgodniono inaczej.
4. Operator nie odpowiada za niedostępność, wadliwe działanie, zmianę interfejsu, zmianę zasad uwierzytelniania, ograniczenia albo opóźnienia KSeF lub innego systemu zewnętrznego, jeżeli wynikają one z okoliczności leżących po stronie podmiotu trzeciego lub poza uzasadnioną kontrolą Operatora.
5. Użytkownik powinien samodzielnie zweryfikować, czy czynność wymagająca zachowania terminu prawnego lub podatkowego została skutecznie wykonana w KSeF albo właściwym systemie publicznym. W szczególności pobranie, wyświetlenie albo techniczne przetworzenie danych w Portalu nie jest urzędowym potwierdzeniem dokonania czynności w KSeF.

§ 6. Dokumenty, komunikacja i OCR

1. Użytkownik może wprowadzać do Portalu wyłącznie Dokumenty i dane, które są prawdziwe, kompletne w zakresie wymaganym dla celu ich użycia oraz których przetwarzanie i udostępnianie Organizacji, Operatorowi i uprawnionym Użytkownikom jest zgodne z prawem.
2. Organizacja i Klient Organizacji odpowiadają, odpowiednio w zakresie swojego działania, za merytoryczną poprawność, kompletność, terminowość, legalność i autentyczność Dokumentów oraz danych wprowadzanych do Portalu.
3. Użytkownik zachowuje prawa do Dokumentów. W zakresie koniecznym do świadczenia usług Operator otrzymuje niewyłączne, nieodpłatne i ograniczone do okresu świadczenia usług uprawnienie do technicznego przechowywania, zwielokrotniania, konwertowania, przetwarzania, wyświetlania i przekazywania Dokumentów właściwym Użytkownikom oraz podmiotom przetwarzającym dane na rzecz Operatora.
4. Portal może wykorzystywać OCR i inne funkcje automatycznego rozpoznawania, klasyfikowania lub przetwarzania Dokumentów. Wyniki tych procesów mogą zawierać błędy, w szczególności z uwagi na jakość dokumentu, język, układ, format lub ograniczenia technologiczne.
5. Użytkownik, a w szczególności Organizacja przed wykorzystaniem danych do rozliczeń, zweryfikuje informacje wygenerowane automatycznie. Wynik OCR lub innego automatycznego procesu nie jest potwierdzeniem prawidłowości księgowej, podatkowej, prawnej ani formalnej Dokumentu.
6. Zabronione jest umieszczanie w Portalu Dokumentów zawierających złośliwe oprogramowanie, treści bezprawne, treści naruszające prawa osób trzecich lub danych pozyskanych bez wymaganej podstawy prawnej.

§ 7. Dane osobowe i poufność

1. W zakresie danych osobowych przetwarzanych w związku z zawarciem i wykonaniem Umowy z Organizacją, zarządzaniem Kontami, zapewnieniem bezpieczeństwa, prowadzeniem rozliczeń, obsługą wsparcia, dochodzeniem lub obroną roszczeń oraz wypełnianiem obowiązków prawnych Operator działa jako administrator danych na zasadach opisanych w Polityce prywatności dostępnej pod adresem https://faktugo.pl/polityka-prywatnosci
2. W odniesieniu do danych osobowych zawartych w Danych Organizacji Operator co do zasady przetwarza je w imieniu Organizacji jako podmiot przetwarzający. Szczegółowe zasady tego przetwarzania, w tym przedmiot, czas trwania, charakter, cel, kategorie danych, kategorie osób oraz obowiązki stron, określa odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawarta z Organizacją.
3. Organizacja zapewnia, że posiada podstawę prawną do powierzenia Operatorowi przetwarzania Danych Organizacji oraz do przekazania danych kontaktowych osób zapraszanych do Portalu. Organizacja realizuje wobec tych osób obowiązki informacyjne, jeżeli przepisy tego wymagają.
4. Operator może korzystać z podmiotów przetwarzających, w tym dostawców infrastruktury, hostingu, poczty elektronicznej, wsparcia technicznego i bezpieczeństwa, zgodnie z umową powierzenia oraz przepisami o ochronie danych osobowych.
5. Dane i Dokumenty są przechowywane na infrastrukturze ISIMO LABS SP. Z O.O. lub podmiotu działającego na jego rzecz, zgodnie z aktualnym wykazem podmiotów przetwarzających udostępnianym Organizacji na zasadach określonych w umowie powierzenia.
6. Użytkownik zachowuje poufność danych logowania i wszelkich informacji poufnych uzyskanych w związku z korzystaniem z Portalu. Obowiązek ten nie dotyczy informacji publicznie dostępnych bez naruszenia obowiązku poufności, informacji ujawnianych za zgodą uprawnionego lub ujawnianych na podstawie bezwzględnie obowiązującego prawa.

§ 8. Wymagania techniczne i bezpieczeństwo

1. Do korzystania z Portalu wymagane są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa obsługująca szyfrowane połączenia, włączona obsługa JavaScript i plików cookies niezbędnych do działania Portalu oraz aktywny adres e-mail, jeżeli jest potrzebny do utworzenia lub aktywacji Konta.
2. Portal może określać w interfejsie dopuszczalne formaty i maksymalny rozmiar przesyłanych plików. Operator może blokować pliki wykonywalne, uszkodzone, nieobsługiwane lub potencjalnie niebezpieczne.
3. Operator stosuje odpowiednie do ryzyka środki techniczne i organizacyjne służące ochronie Portalu i danych, w tym kontrolę dostępu, rozdzielenie uprawnień, szyfrowaną transmisję, rejestrowanie zdarzeń oraz mechanizmy wykrywania incydentów.
4. Ze względów bezpieczeństwa Operator może stosować wieloskładnikowe uwierzytelnianie, ograniczenia czasu sesji, ponowne uwierzytelnienie i automatyczne wylogowanie, a także tymczasowo zablokować Konto, sesję, adres sieciowy, plik lub operację w przypadku uzasadnionego podejrzenia zagrożenia.
5. Użytkownik korzysta z aktualnego i odpowiednio zabezpieczonego urządzenia, stosuje ochronę przed złośliwym oprogramowaniem oraz nie omija zabezpieczeń Portalu.

§ 9. Niedozwolone działania i zgłaszanie treści bezprawnych

1. Zabronione jest korzystanie z Portalu w sposób sprzeczny z prawem, Regulaminem, dobrymi obyczajami, prawami osób trzecich lub przeznaczeniem Portalu.
2. W szczególności zabronione jest: uzyskiwanie lub próba uzyskania dostępu do danych poza nadanymi uprawnieniami; przełamywanie lub testowanie zabezpieczeń bez pisemnej zgody Operatora; zakłócanie działania Portalu; automatyczne masowe pobieranie danych poza udostępnionymi interfejsami; wprowadzanie złośliwego kodu; podszywanie się pod inne osoby; wykorzystanie Portalu do oszustwa; przesyłanie treści bezprawnych.
3. Każda osoba może zgłosić treść lub działanie uznawane za bezprawne na adres kontakt@isimo.pl Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej: dane kontaktowe zgłaszającego, precyzyjne wskazanie zgłaszanej treści lub Konta, uzasadnienie zgłoszenia oraz – gdy jest to dostępne – informacje pozwalające zweryfikować zgłoszenie.
4. Operator potwierdzi otrzymanie zgłoszenia, jeżeli zgłaszający podał dane kontaktowe, i rozpatrzy je w terminie odpowiednim do charakteru sprawy. Operator może zażądać uzupełnienia informacji.
5. Po rozpatrzeniu zgłoszenia Operator może, stosownie do charakteru naruszenia, pozostawić treść bez zmian, ograniczyć do niej dostęp, usunąć ją, ograniczyć lub zablokować Konto albo podjąć inne proporcjonalne działanie. O istotnej decyzji Operator poinformuje Użytkownika, którego dotyczy decyzja, wraz z uzasadnieniem, o ile jest to wymagane prawem i możliwe z uwagi na bezpieczeństwo lub obowiązek prawny.

§ 10. Dostępność, wsparcie i reklamacje

1. Operator podejmuje uzasadnione działania w celu zapewnienia dostępności i bezpieczeństwa Portalu, jednak Portal może być czasowo niedostępny z powodu prac konserwacyjnych, aktualizacji, awarii, działań bezpieczeństwa, problemów telekomunikacyjnych albo niedostępności systemów zewnętrznych.
2. O planowanych pracach, które mogą istotnie ograniczyć dostępność Portalu, Operator poinformuje Organizację z wyprzedzeniem, o ile jest to praktycznie możliwe. Operator może bez uprzedzenia podjąć działania konieczne do usunięcia awarii lub ochrony danych i Portalu.
3. Zgłoszenia techniczne i reklamacje można składać na adres faktugo@isimo.pl. Zgłoszenie powinno zawierać dane zgłaszającego, nazwę Organizacji (jeżeli dotyczy), opis problemu, jego datę i czas oraz informacje umożliwiające odtworzenie zdarzenia.
4. Nie należy przesyłać w zgłoszeniu hasła, tokenu KSeF, pełnych danych uwierzytelniających ani innych tajemnic dostępowych.
5. Operator udzieli odpowiedzi na reklamację bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu 14 dni od otrzymania kompletnego zgłoszenia. Postanowienie to nie zmienia terminów ani trybu obsługi zgłoszeń uzgodnionych w Umowie z Organizacją.

§ 11. Odpowiedzialność i blokada dostępu

1. Operator odpowiada za świadczenie usług zgodnie z Regulaminem, Umową z Organizacją i bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.
2. Operator nie odpowiada za skutki wynikające wyłącznie z: nieprawidłowych, niekompletnych lub nieterminowo wprowadzonych danych; braku uprawnienia lub umocowania po stronie Organizacji lub Użytkownika; niezweryfikowania wyniku OCR; nieprawidłowego użycia danych z Portalu; ujawnienia danych dostępowych przez Użytkownika; działania systemu zewnętrznego; albo awarii urządzenia lub połączenia internetowego Użytkownika.
3. O ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej, Operator nie odpowiada za merytoryczną poprawność usług księgowych, podatkowych lub prawnych świadczonych przez Organizację ani za wykonanie przez Klienta Organizacji jego zobowiązań publicznoprawnych lub płatniczych.
4. Operator może ograniczyć albo zablokować dostęp do Konta lub funkcjonalności, jeżeli jest to uzasadnione naruszeniem Regulaminu, poleceniem Organizacji wobec jej Użytkownika, zagrożeniem bezpieczeństwa, podejrzeniem nieuprawnionego dostępu, obowiązkiem prawnym, utratą uprawnień przez Użytkownika albo zakończeniem Umowy z Organizacją.
5. Jeżeli charakter sprawy na to pozwala, Operator lub Organizacja uprzednio wezwie Użytkownika do usunięcia naruszenia. Natychmiastowa blokada może nastąpić, gdy dalszy dostęp mógłby zagrozić bezpieczeństwu, danym, prawom osób trzecich lub zgodności z prawem.
6. Zakończenie dostępu do Konta nie oznacza automatycznego usunięcia Danych Organizacji. Zasady ich udostępnienia, eksportu, retencji i usunięcia po zakończeniu Umowy z Organizacją określa Umowa z Organizacją, umowa powierzenia i przepisy prawa.

§ 12. Własność intelektualna

1. Prawa do Portalu, jego oprogramowania, kodu, interfejsu, baz danych, oznaczeń, grafik, układu i innych elementów należą do Operatora lub jego licencjodawców.
2. W okresie uprawnionego korzystania z Portalu Użytkownik otrzymuje ograniczone, niewyłączne, niezbywalne i nieprzenoszalne uprawnienie do korzystania z Portalu zgodnie z jego przeznaczeniem, Regulaminem i nadanymi uprawnieniami.
3. Bez uprzedniej pisemnej zgody Operatora Użytkownik nie może kopiować, rozpowszechniać, wynajmować, udostępniać, modyfikować, dekompilować ani podejmować prób odtworzenia kodu źródłowego Portalu, z wyjątkiem przypadków, w których takie ograniczenie byłoby niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązującego prawa.

§ 13. Zmiana Regulaminu

1. Operator może zmienić Regulamin z ważnej przyczyny, w szczególności w razie zmiany prawa, zakresu lub sposobu świadczenia usług, funkcjonalności Portalu, technologii, warunków bezpieczeństwa, integracji z systemami zewnętrznymi albo modelu organizacyjnego Portalu.
2. O zmianie Regulaminu Operator poinformuje Organizację lub Użytkowników za pośrednictwem Portalu, poczty elektronicznej albo innego trwałego kanału komunikacji, co najmniej 14 dni przed datą wejścia w życie zmian, z wyjątkiem zmian wymagających natychmiastowego wdrożenia z uwagi na prawo lub bezpieczeństwo.
3. Jeżeli Użytkownik nie akceptuje zmiany, może zaprzestać korzystania z Portalu. Organizacja może skorzystać z uprawnień przewidzianych w Umowie z Organizacją.
4. Aktualna wersja Regulaminu jest dostępna pod adresem https://faktugo.pl/regulamin

§ 14. Postanowienia końcowe

1. Do Regulaminu stosuje się prawo polskie, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów chroniących konsumenta, jeżeli mają zastosowanie.
2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego oraz prawa Unii Europejskiej.
3. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub nieskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.
4. W razie rozbieżności między Regulaminem a Umową z Organizacją, Umowa z Organizacją ma pierwszeństwo w relacji pomiędzy Operatorem a Organizacją.
5. Kontakt z Operatorem:
   ISIMO LABS sp. z o.o.
   e-mail ogólny: kontakt@isimo.pl
   wsparcie techniczne: faktugo@isimo.pl, numer telefonu : +48 517 199 969
   zgłoszenia bezpieczeństwa i treści bezprawnych: faktugo@isimo.pl
6. Regulamin obowiązuje od 01.09.2026